Κάθε πολίτης, προτού καταφύγει στον Συνήγορο, θα πρέπει να έχει έλθει σε επαφή με τη δημόσια υπηρεσία με την οποία σχετίζεται η υπόθεσή του. Μόνον εφόσον η επαφή αυτή με τη δημόσια υπηρεσία δεν έχει οδηγήσει σε επίλυση του προβλήματος μπορεί να καταθέσει αναφορά στον Συνήγορο του Πολίτη.

Η αναφορά πρέπει:

• να είναι έγγραφη, όχι όμως απαραίτητα στην ελληνική γλώσσα. 
• να είναι επώνυμη και υπογεγραμμένη.
• να προέρχεται από τον άμεσα ενδιαφερόμενο* ή νόμιμο πληρεξούσιο αυτού.
• να απευθύνεται ρητά στον Συνήγορο του Πολίτη, ζητώντας την παρέμβασή του (όχι απλή κοινοποίηση).
• να περιέχει στοιχεία επικοινωνίας, δηλαδή ταχυδρομική διεύθυνση και αριθμό τηλεφώνου.

 

*Σε θέματα δικαιωμάτων παιδιού, ως άμεσα ενδιαφερόμενος θεωρείται:
α) ο ασκών τη γονική μέριμνα του παιδιού,
Σημείωση: δεν απαιτείται να συναινούν για την κατάθεση της αναφοράς και οι δύο γονείς, ως φορείς της γονικής μέριμνας.
β) συγγενής του παιδιού,
γ) επίτροπος του παιδιού, προσωρινός ή οριστικός,
δ) τρίτος που έχει άμεση αντίληψη παραβίασης δικαιώματος του παιδιού.
 

H αναφορά πρέπει να περιλαμβάνει:

• συνοπτική περιγραφή του προβλήματος
• ποια είναι η εμπλεκόμενη δημόσια υπηρεσία
• τις ενέργειες που έχουν προηγηθεί
• το αποτέλεσμά τους
• κάθε αποδεικτικό στοιχείο ή πληροφορία που μπορεί να βοηθήσει στη διερεύνηση του θέματος

 

Η αναφορά υποβάλλεται:

• αυτοπροσώπως στα γραφεία του Συνηγόρου του Πολίτη (Δευτέρα έως Παρασκευή 8:30 έως 14:00 και κάθε Τετάρτη μέχρι τις 16:30)
• ταχυδρομικώς: Χαλκοκονδύλη 17, Τ.Κ. 104 32 Αθήνα
• ηλεκτρονικά στην ακόλουθη φόρμα υποβολής αναφοράς